Cela fait déjà un mois que je travaille pour… Attendez, comment ça, ça fait plus d’un mois ?! (Début du stage le 27 avril, nous sommes le 12 juin… le compte y est). Que le temps passe vite… Je m’étonne moi-même de voir à quelle vitesse j’ai pu m’adapter à cette nouvelle routine de travail : la petite réunion d’équipe récurrente du mardi après-midi, la formation du jeudi… Au point d’être presque déboussolé si l’un de ces rendez-vous vient à sauter. Mais ça, c’était avant que cette belle mécanique bien huilée ne subisse le passage d’un ouragan.
Après avoir sagement pris mes marques dans cette entreprise décidément hors norme, j’ai pu observer de près le long parcours du combattant qu’une idée doit traverser avant de devenir une décision. Engagé dans la préparation de ce fameux événement de grande envergure, j’ai vu se dessiner un schéma récurrent, véritable frein à main de notre organisation. Je vous dépeins le tableau : une problématique de départ germe dans l’esprit de la direction. S’ensuivent 3 réunions étalées sur 3 semaines et une avalanche d’idées apportées par l’équipe (devis, designs, schémas, mises en situation…). Et à l’arrivée ? Rien. Personne n’ose trancher, même à la limite de la date butoir, paralysé par la peur de dépasser le budget, de ne pas plaire à tout le monde, etc. Les choses n’aboutissent pas (ou peu), la date fatidique nous rattrape et BIM : les décisions sont prises dans l’urgence absolue. Résultat des courses, nos partenaires (le traiteur, le gérant de la salle de réception, les reprographes et les fournisseurs en tout genre) se retrouvent mis sous pression pour boucler des délais littéralement impossibles à respecter.
C’est là que j’ai mesuré à quel point l’indécision pouvait gangrener absolument toutes les strates d’une organisation, et que cela pouvait partir d’un rien. L’exemple le plus flagrant ? La date de lancement de la communication autour de l’évènement. Le plan était simple : les premières communications devaient être envoyées 2 semaines après l’ouverture de la billetterie pour laisser le temps aux personnes prioritaires de prendre leurs billets (le nombre de places étant limité). Sauf qu’entre les changements de planning, les malentendus et ce fameux manque de prise de décision, la sortie des premiers posts sur les réseaux sociaux a été repoussée de 2 semaines. Un décalage qui n’a pas manqué de chambouler totalement le planning : cette confusion a rendu les inscriptions anarchiques, semant un grand désarroi dans tout le réseau du personnel.
C’est exactement à cet instant que j’ai découvert la merveille du contact client. Le téléphone sonnait toute la journée et il fallait répondre aux questions, mais le support client était totalement débordé. Il a donc fallu que tout le service mette la main à la pâte. Me voilà donc transformé en pieuvre, à passer des journées entières avec une main sur le clavier pour préparer les visuels de ce même événement, l’autre accrochée à un stylo pour noter les questions et les doléances, le tout avec le téléphone vissé à l’oreille pour essayer de répondre aux attentes de chacun.
C’est donc à ce moment précis, au milieu de la tempête, que j’ai compris que procrastiner dans la prise de décision pouvait mener à des conséquences fâcheuses.
Au final, que retenir et qu’espérer de cette fin de stage ? Bien que cette première partie ait été particulièrement éprouvante, elle s’est révélée plus qu’instructive et diversifiée. J’attends donc la suite avec l’envie qu’elle continue sur cette même belle dynamique… avec la pression en moins, peut-être !