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Une petite agence de comm

Je commence mon stage à l’agence NEW WAY Partners situé à Herblay, qui est une agence de communication, même si je pensais pas vraiment ça en y allant. Premier jour j’arrive 1 heure en avance, on sait jamais si le temps s’arrête en chemin. En passant devant chez Léa je lui fait un coucou mental et à Maxence aussi. Tout se passe très bien, j’ai un poste avec pas un, pas deux, mais bien trois ordinateurs et un fauteuil très, très comfortable (trop de détails inutiles mais il faut bien décrire un peu l’ambiance).

Alors on me dit de BIEN BIEN RANGER LES FICHIERS, rien de nouveau mais je prend note sur mon petit carnet. Ils sont trois, deux qui s’occupent de la partie créative alias Damien et Jérome et Phillipe qui s’occupe de gérer les projets, faire les devis et parler, parler et encore parler au téléphone. Puis en fond Alex qui fait de l’audiovisuel et de la publicité et de temps en temps l’animation.

Ils sont pas beaucoup mais ils sont tous très multitâche et savent jongler aves tout les logiciels puis je me rend compte qu’on est loin, bien loin de maitriser les logiciels. Ce qui est pratique c’est que je peux poser des questions et demander de l’aide directement aux personnes concernées et aussi apprendre des petits tips notamment sur photoshop ( alias mon cauchemar ultime ) et puis j’improvise beaucoup.

L’ambiance est agréable et je fait pas mal de travail pour les élections départementales et c’est GENIAL !!!! ( Au moins j’apprend des choses sur photoshop ) . Dès le premier jour je vais avec eux en rendez-vous client avec eux chez SPEM et je remarque que ils travaillent pour beaucoup de sociétés dites invisibles ( par exemple le numéro un des échafaudages ou encore le leader de la protection incendie ). J’ai accès à la chaine de production du début à la fin et je trouve que cela permet d’avoir une meilleure idée du fonctionnement de cette agence et de l’accompagnement qu’ils peuvent proposer.

A SUIVRE……

Donner son avis

Peut-on donner son avis en toute sincérité, tout en étant stagiaire ?

Lundi 22 mars, premier entretien dans les locaux d’Alexandre. J.

Lors de cet entretien étaient présentes Amélie Jabban, la Global Brand manager de l’équipe et Estelle Bach, ma tutrice . Elles me posèrent les questions classiques suivantes : dans quelles études j’évolue, quel métier j’aimerais exercer plus tard. Quand vient la question fatidique, « que pensez-vous de notre site internet ? ». De manière impulsive, je répondis que je n’étais pas totalement convaincue et que leur logotype ne me plaisait pas, sans trop donner d’explications. L’entretien se finit, je sors des locaux, et je me dis immédiatement que j’ai fais une énorme erreur.

Qui voudrait prendre une stagiaire qui donne un avis négatif sur leur site web et leur logo dès le premier entretien ?

Quelques jours passent et je reçois finalement une réponse positive. Cela fait maintenant deux semaines que je suis au sein de cette entreprise en qualité de stagiaire graphiste. Je réalise de nombreux contenus pour leurs réseaux sociaux, Instagram, Facebook, Pinterest et pour leur site internet. Je suis donc régulièrement sollicitée pour donner mon avis sur ce qu’il faudrait changer ou non dans leur contenu.

Mais alors, puis-je réellement dire ce que je pense ?

Dans un milieu où le moindre faux-pas peut être déterminant, la prise de parole doit être mûrement réfléchie, afin d’éviter la prise de parole inutile ou encore de dire des choses qui dérangent. En effet nous aurions par habitude ou par manque de confiance, de dire les choses qu’ils attendent et d’aller dans leur sens pour n’embarrasser personne. Du moins c’est ce que je pensais.

En réalité notre avis compte tout autant, surtout s’il est honnête. De fait par notre jeunesse, notre regard neuf et ou encore notre avis extérieur, notre jugement peut être constructif et bénéfique pour le développement de l’entreprise. Lors de ce stage j’apprends donc à donner mon avis. Qu’il soit positif ou négatif, Il doit être avant tout constructif, et il doit être toujours argumenté et accompagné de nouvelles propositions.

Je constate alors que c’est une réelle opportunité de partager ses idées et ses envies. De plus cela me permet de prendre confiance en moi, de m’affirmer et d’être nettement plus à l’aise dans ce nouvel environnement. Cela me donne le sentiment de faire partie de l’équipe et que mon avis sera entendu.

Mais est ce que cette transparence pourrait être bien accueillie dans toutes les entreprises ?

Community manager & graphiste.

Wokr17 est un concept de “creative boutique office”. En français, cela signifie que c’est un mélange entre un café, une boutique, un espace de coworking et un hôtel.

C’est dans ce lieu que se trouve les bureaux de Brainjuice Studio pour qui je travaillais de Juin à Août. Wokr17 ouvrait ses portes au public le 13 Juillet 2020. C’est à l’occasion de cette ouverture qu’un problème de taille à été révélé, l’étonnante absence de communication à propos de l’ouverture du lieu. Certes, un site était en ligne depuis déjà un an, détaillant les espaces et les services proposés, mais rien n’était prévus sur les réseaux sociaux, pas de newsletters par mail, pas de campagne d’affiche dans la rues et encore moins de d’interventions auprès de médias plus classique (journaux, radio locale,…).

C’est donc à quelques jours de l’ouverture, en urgence, qu’une réunion a été organisée pour déterminer la stratégie de communications à adopter. Au cours de cette réunion, un point important à été soulevé; aujourd’hui, la communication de ce genre d’événement, et de lieu, se fait principalement sur les réseaux sociaux. C’est alors que nous avons pu constater que personne n’occupait le poste de Community Manager *. Rien n’était prévus à cet égard, et l’ouverture allait se faire dans l’indifférence absolue. Cette option n’étant pas envisagable, et l’ensemble de l’équipe graphique étant présente, c’est donc “logiquement” à nous qu’est revenue cette tâche.

Le fait de nous assigner à cette tâche à démontré une profonde incompréhension du métier de graphiste et d’illustrateur. Même si la communication sur les réseaux sociaux nécessite un habillage graphique afin de se démarquer, ce n’est pas du graphisme. Community Manager est un métier qui demande une réel connaissance du fonctionnement des réseaux sociaux, des algorithms, et donc, comment sponsorisé un publication sur Facebook, sur Instagram, comment optimiser les hashtags, définir un calendrier précis et efficace de publications, analyser les résultats et en tirer des conclusion pour être toujours le plus visible possible. Ce nouveau métier et son importance primordiale dans la communication moderne est encore trop peu connus et incompris pour justifier le salaire d’une ou plusieurs personnes.

C’est donc aux graphistes qu’est revenu la besogne des réseaux sociaux. Et, je peux alors apporter une remarque, la journée de Community Manager & Graphiste est deux fois plus chargée. D’un côté il faut répondre au messages et réservations sur Instagram, sponsorisé l’événement facebook, imaginer le catalogue de publication du mois, organiser un shooting photo et contacter les co organisateur de l’événements. De l’autre il faut apporter des modifications sur les dossiers du bureau, créer une gamme de pictogrammes Covid friendly, Mettre à jour les menus et les Qr Codes. La charge de travail n’est pas un problème en soit, elle est même très formatrice, cependant la différence entre les deux mission est elle assez déroutante.

Force est de constater que, la communication de Wokr17 se basant exclusivement sur les réseaux sociaux (alors inexistant) et le bouche à oreille, les revenus du premier mois furent maigre.

* »Le community manager est chargé de créer et de fédérer une communauté d’internautes autour d’un intérêt commun. Sa mission consiste à développer et à gérer la présence d’une organisation (marque, association, produit, jeu…) sur Internet. » Josée Lesparre CIDJ.com – 09/2020

Organisation et responsabilisation

La question de mon temps de travail a été évoquée tout au long de mon stage. Dès qu’un nouveau projet était annoncé, ma tutrice me demandait de communiquer le temps que j’estimais pour produire certains visuels. L’estimation devait donc se réaliser avec pour seul élément de comparaison les différents projets faits en classe. Cependant, un décalage existe toujours entre la théorie et la pratique : les horaires étant bien différentes, il était complexe de vraiment donner une fourchette de temps dans laquelle tout aurait été réalisable. Les missions s’accumulent et c’est en fonction de l’urgence de ces dernières que le planning s’établit ; mais c’est surtout ma tutrice qui me laissait la responsabilité de leur présenter une date de rendu pour les projets plus importants. Je m’imposais donc mes propres deadlines, que je devais respecter, et devait leur annoncer lorsque les missions s’enchaînaient trop rapidement. J’étais donc majoritairement responsable de mon rythme de travail (surtout si l’on prend en considération qu’il s’agissait là de télétravail uniquement).

Cette organisation était plus ou moins mise à mal par le fait que toute l’entreprise fonctionnait et produisait dans l’urgence : dès qu’une mission plus importante tombait, le reste était mis en pause pendant un temps indéterminé, ce qui était assez perturbant au début du stage : plusieurs visuels pouvaient donc être en cours, sans qu’aucun ne soit fini, et dans de rare cas, certains étaient abandonnés, jugés moins importants que les autres. Le planning pouvait également être modifié par la communication mise en place en télétravail : tout se faisait par mail. Les visuels passaient de ma tutrice à la direction (pour les projets majeurs) et pouvaient donc prendre un certain temps avant d’être validés. Enfin, sans contact “direct”, des quiproquos pouvaient arriver entre temps entre les différents interlocuteurs.

Même si j’étais plus ou moins responsable de mon planning, ce que je n’aurais jamais cru possible, en temps que simple stagiaire, j’étais également tenue responsable de mes productions : la question de la signature a émergée. Ma tutrice m’avait demandé de signer certains de mes visuels, surtout ceux qui avait comme destination les réseaux sociaux. Si bien évidemment l’ajout du logo de la marque sur les projets était une évidence pour moi, le fait de pouvoir y apposer une signature était un concept qui m’était assez étranger, car pour moi, il n’existait tout simplement pas de “droit d’auteur” en entreprise. C’est donc ajouté à tout cela une certaine responsabilité, car certains visuels étaient maintenant liés à mon nom.

Le fait de pouvoir non seulement “mettre en place” son planning (ou plutôt de s’organiser comme on le sens en fonction de ses capacités) mais également de pouvoir se réapproprier son travail, même au sein d’une entreprise, a eu clairement pour conséquence de me responsabiliser, de donner une valeur concrète et de pouvoir estimer mon temps de travail sur certains projets plus efficacement.

La simplification de l’information

Travailler au sein d’une entreprise de communication visuelle spécialisée dans la facilitation graphique m’a fait réaliser l’enjeu de simplifier une information. Nous vivons dans une époque où la communication doit se faire rapide et efficace de manière à ce que lorsque notre regard se pose sur un document il est facile pour nous de comprendre l’idée première de celui-ci. On parle de niveau de lecture. Le premier niveau serait de comprendre le sujet et l’univers du document. Il m’arrive souvent de détourner le regard d’une affiche qui ne me plait pas visuellement mais rarement de ne pas comprendre le message qui s’en dégage. Par exemple, si le document parle de déforestation il est important d’utiliser des codes graphiques qui suggère la nature et le danger. Cela semble assez évident et même simple mais plusieurs autres paramètres vont entrer en jeu. Tout d’abord, il faut définir le support, illustration, Bd, infographie, vidéos, ce choix va dépendre non seulement du client mais aussi du publics auquel l’information va être confronté.

La cible est le premier acteur du rendu. Est ce un document qui va s’intégrer sur les réseau sociaux, dans la rue, à une cible particulière dans un cadre particulier, le ton doit-il être humoristique, préventif ? Il est important de questionner tous les aspects techniques de l’information à communiquer. J’ai du travailler pour la mise en page numérique d’une carte à boisson d’un bar, hierarchiser l’information pour que ce soit visible de loin, utiliser des pictogrammes pour différencier les differents élements et utiliser de la couleurs pour les differentes catégories permettent une lecture rapide par le consommateur.

La simplification permet par ailleurs d’apporter un aspect ludique à l’information elle devient plus accessible et peut même parfois dépasser la barrière du langages que ce soit pour la langue ou par exemple l’illetrisme. Un pictogramme se veut universel là où la langue possède ses limites. Cela apporte une certaine clarté à des documents très méthodiques ou difficile à comprendre. La simplification apporte un gain de temps et surtout un certain plaisir. Étrangé, ou peu interressé par le domaine de la médecine, il est plus intéressant de lire une Bd ou un schéma sur le réseau arteriel bronchique que lire un document de 20 pages avec un ensemble de mots techniques que notre cerveau ne pourra pas assimiler. Néanmoins, il est important de comprendre que tout documents simplifié ne remplace pas le document d’origine il sert de tremplin afin de faciliter son accès ou bien à le compléter. C’est pourquoi pendant la réalisation d’infographie j’ai du simplifier le contexte où l’historique afin qu’elles deviennent des informations complémentaires à aller chercher par soi même alors qu’elles faisaient l’objet de plusieurs pages sur le documents d’origine.

Je vous invite à lire cet l’article sur le légal design qui parle de la vulgarisation d’un documents pour faciliter son accès. https://your-comics.com/fr/article/quest-ce-que-le-legal-design-definition-et-exemples-dapplicat-14.html

En cette période de crise, beaucoup de document on été adapté ou repenser pour des intégrations exclusivement numérique. On est submergé d’informations au quotidien c’est pourquoi il faut que ce soit simple, impactant et efficace afin de nous pousser à cliquer. Que ce soit sur des publicités, des articles des videos tout est pensé pour attirer notre attention. Rare sont les personnes qui lisent l’entiereté des conditions d’utilisations.

Imaginez que les conditions d’utilisations à toute inscriptions sur un site, ou que l’autorisation du partages de vos données vous soit communiquer en une Bd ou deux, trois illustrations. Tout de suite, cela instaurerait une certaines transparence de contrat et permetterait d’accroitre la confiance avec le consommateur.

On a tendance à tort de croire que comme l’image qui nous est présenté est simplfié, celle-ci à été rapide à réaliser. En réalité, la simplification est quelque chose de très méthodique qui passe par l’analyse de chaque éléments ainsi que par des techniques de création qui m’ont prise beaucoup plus de temps à assimiler que je ne l’aurais imaginé.

Rapport client

Bien que pendant notre cursus scolaire nous sommes mis en situation pour faire face à de vrais commanditaire et même parfois confronté à de vrais client, être en stage m’a permise de découvrir le lien entre le commanditaire et le graphiste. Étant stagiaire graphiste le client n’a aucun rapport direct avec moi, toute interaction se fait via mon employeur ou via un chef de projet qui va me donner des commandes précises. Je suis donc totalement anonyme auprès du client. Ce cheminement va permettre de mettre en forme plus clairement la demande du client. Le client va donner une idée, le problème auquel il est confronté, mes supérieurs vont trouver les outils et les moyens de communications permettant de répondre au problème et m’en donner les consigne, enfin, je vais proposer une solution graphique. Il est probable que plusieurs graphiste travaille sur un même projet et donc que mon travail ne soit pas utilisé mais ceci n’est pas une compétition, l’objectif premier et de répondre au mieux à la demande. Plus ou moins de liberté me sont attribués selon le projet, mais il faut que la proposition colle parfaitement avec l’image du commanditaire c’est pourquoi il est important d’analyser sa cible, ce qui à déjà été fait, ce qui n’est plus à faire et évidemment ce qui serait judicieux de faire. Au départ, je me lançais directement sur la réalisation mais j’ai vite compris que cette étape n’était pas négligeable sur des projets au deadline assez courte. Néanmoins, il ne faut pas avoir peur de recommencer car une proposition graphique nécessite toujours des ajustements. Tout d’abord pendant ma production, je vais ajuster mes illustrations, la mise en page ou autre selon le projet et proposer une à plusieurs déclinaison. Ces propositions sont envoyés à un chargé de projets ou à mon employeur selon la demande, qui va me donner un premier retour. On réajuste la proposition et si elle est validé par mes supérieurs, elle est transmise aux clients qui lui aussi va faire ses retours. On effectue beaucoup de versioning, qui est le fait de retravailler sur un projet tout en gardant les réalisations précédente. Il est possible à tout moment de repartir sur les prémices du projet. Il est important de bien organiser ces documents dans des fichiers distinct afin de s’y retrouver facilement.

Le client n’a pas connaissance des projets externes sur lesquels vous travailler et peut effectuer son retour sur l’une de vos proposition à n’importe quel moment. De ce fait, bien que parfois il est possible que vous ayez du temps libre entre deux projets il est aussi probable d’avoir une succession de rendu à effectuer si plusieurs client sont amenés a faire de nouvelles demandes ou des ajustements. Le client va parfois avoir une demande très précise avec une deadline assez courte ou bien à l’inverse le client peut donner l’abstraction d’une idée et laisser une marge assez grande pour la réalisation. En entreprise, on reçoit deux fois plus de retours et d’ajustement à effectuer que durant un apprentissage scolaire. Lorsqu’un projet se finalise en cours il est rare de revenir à nouveau dessus afin de rendre une dernière version de celui ci. A contrario, j’ai été étonné de devoir retourner sur des projets finalisé deux semaines auparavant. On ne sait jamais vraiment quand un projet est finalisé mais ça donne l’opportunité de développer toute les facettes de celui-ci. En cours, bien que les projets soient très diversifiés et comportent certaines contraintes, on travail le projet afin qu’il nous ressemble en clair, on met en forme ce que l’on sait déjà faire tout en développant notre pratique. En entreprise on à des clients très différents qui ont parfois des chartes graphiques précise à respecter, on y apporte parfois sont empreintes graphique mais ce de manière discrète. Cela peut être dur de s’approprier un style qui ne nous ai pas propres, mais j’ai trouvé ça vraiment intéressant, ça m’a permise de m’ouvrir à de nouveau style, d’expérimenter et vraiment de comprendre qu’il n’y a jamais une seule réponse à un problème. Je n’ai pas encore de style graphique vraiment défini c’est pourquoi avoir le temps d’expérimenter et de découvrir plusieurs moyens de communiquer une idée m’a vraiment plu. Travailler dans une entreprise qui offre autant de propositions de simplifications de communication ( infographie, logo, illustration, montage vidéo…) m’a permise de garder ma curiosité en éveil et de vouloir toujours au mieux répondre à la demande du client.

Travail en autonomie et problèmes de communication au sein d’une entreprise

La crise sanitaire que nous avons vécu a obligé la plupart de la population de travailler en télétravail. C’était donc une occasion pour nous, apprentis graphistes, d’expérimenter cette nouvelle façon de travailler. Cela nous pousse à être autonome étant donné que nos tuteurs ne sont pas physiquement à côté de nous pour nous guider au mieux. Pour ma part, je me suis rendue compte que mon stage se déroulait au ralenti et que j’avais bien trop d’autonomie.

Le premier défi qui s’annonçait était donc de gérer au mieux son temps pour ne pas s’éparpiller, tout au long de la semaine. Le problème est que cela était assez difficile étant donné qu’il y avait souvent un long laps de temps entre le rendu de mon travail et leurs retours. Au départ j’étais plutôt perturbée par cette longue attente mais avec le temps j’en ai profité pour avancer mes projets personnels ou alors faire davantage de propositions pour leur projet. Travailler en autonomie est bien à condition qu »on ai des horaires fixes (pour ma part j’ai besoin qu’on établisse un emploi du temps fixe), un planning, qu’on puisse faire des réunions plus souvent, faire le point ensemble, mais ce n’est pas le cas. De plus, c’est plus difficile pour moi de me motiver à travailler alors qu’il n’y a pas de vrai échange entre moi et mes tuteurs. C’est perturbant parce que parfois j’aimerai avoir plus d’aide, plusieurs avis pour pouvoir m’améliorer vraiment, alors que là je dois vraiment me faire confiance à 100%.

Néanmoins, ce stage m’apprend à travailler en totale d’autonomie, c’est donc enrichissant car j’ai l’habitude de demander conseils à mes professeurs, ou même à ma famille ou collègues, alors que là je dois me fier à mon propre « instinct ».

Cette autonomie et ces moments de silences m’ont permis de me découvrir un peu plus en tant qu’apprentie graphiste. Mes tuteurs n’étant pas des graphistes, cela rendait le contexte de travail particulier. Il était parfois difficile de se mettre d’accord avec eux sur plusieurs choix, que ce soit à propos de la typographie, les couleurs, les illustrations… j’ai dû adapter, modifier mes « goûts » pour des personnes qui ne travaillent pas dans le graphisme, qui sont comme des clients, avec un regard extérieur. Cela est intéressant puisqu’une fois dans le monde du travail, nous allons devoir exercer nos compétences pour un public pas toujours initié au graphisme. Je me suis cependant posée une question, par rapport à tout cela, faut-il imposer son avis, ses aspirations et ses idées de graphiste en expliquant pourquoi nous avons fait ces choix, pourquoi il est important de laisser une composition respirer par exemple (et ne pas la remplir de fioritures) ou faut-il appliquer à la lettre les souhaits du client ? La dernière option semble plus facile et accessible, mais elle ne nous apportera rien, pas de satisfaction, on ne sera surement pas contents du résultat final. Au départ j’ai malheureusement choisi la première option car je n’osais pas imposer mon avis, puisque ce sont mes supérieurs. Maintenant, j’arrive à mieux à communiquer mes intentions et mes choix graphiques, mais cela reste un travail difficile car nous ne sommes que des étudiants et porter notre voix n’est pas si facile dans ce milieu… Dans le cas présent il ne s’agit pas de faire un stage dans une agence de graphisme, mais dans une école qui accueille des étrangers. Il faut d’autant plus respecter le choix de mes tuteurs (étant donné que l’un des deux est directeur de l’école). Je dois donc faire attention aux messages et au ton adopté, afin que les différents supports de communication soient compréhensibles par tous les élèves.

Les moyens et le fonctionnement de communication dans une agence en période de confinement

Ce stage ayant commencé pendant la période du confinement, le télétravail s’imposait. De ce fait, mon expérience du travail en équipe est assez particulière et inédite pour une stagiaire dans une agence de communication.

Avant de commencer mon stage je me demandais quels étaient les moyens de communication dans une agence et leur fonctionnement en période de confinement ? Est-ce qu’un travail de collaboration est possible malgré les kilomètres nous séparant ?

Pour travailler en équipe à distance, la communication est primordiale. Pour ce faire, nous utilisons différents moyens de communication, qui sont le téléphone et des applications, comme Zoom pour des appels en vidéoconférence, très utile pour travailler en direct sur des projets grâce au partage d’écran. Nous utilisons également Slack et WhatsApp afin de communiquer soit en groupe soit en privé. L’application Slack permet de créer des « canaux » de discussion, nous en créons un pour chaque projet. Ainsi, quand nous travaillons sur un projet et que nous voulons faire part de certains détails au reste de l’équipe, nous utilisons le canal dédié à ce projet pour se retrouver plus facilement dans les différentes discussions. Nous créons également des canaux avec les clients afin qu’ils nous fassent des retours directement par Slack. Cette application est pratique car nous pouvons l’utiliser sur un ordinateur et sur un téléphone. Elle permet également de transférer des fichiers et des documents volumineux, contrairement à d’autres applications comme WhatsApp.

J’ai remarqué que je n’utilise pas les mêmes outils de communication avec les différentes personnes de l’équipe. Par exemple, avec mon maître de stage, qui se charge d’être en relation avec les clients et qui décroche les contrats, j’utilise les applications Zoom, WhatsApp et Slack. Nous échangeons principalement grâce aux appels, plus ou moins longs, afin qu’il me transmette les retours des clients pour le suivi de projet. Nous communiquons surtout grâce au téléphone et lorsque nous devons faire un point sur un projet, ou bien lui montrer où j’en suis dans mon travail, nous utilisons zoom pour des appels plus longs, afin qu’il me fasse des briefs. Cela me permet de faire des modifications pendant notre entretien pour qu’il puisse voir le rendu via le partage d’écran.

J’échange également avec une deuxième personne de l’équipe, le développeur web. Il est chargé de développer les sites ou les applications web, en suivant un cahier des charges et des wireframes. Nous communiquons principalement sur WhatsApp, nous utilisons de brefs messages vocaux, des messages textes, ou bien de courtes captures vidéos de nos écrans. Nous travaillons ensemble sur les projets, ce qui nous oblige à communiquer continuellement au cours de notre avancée. Si l’un de nous deux rencontre un problème nous en faisons part à l’autre et nous nous répartissons les tâches également par WhatsApp. Cette discussion permanente au cours du travail nous permet d’aller plus vite et de savoir exactement où en est l’autre. Ce procédé est moins contraignant qu’un appel vidéo, car cela nous détourne moins de notre travail. J’ai pu réaliser que nous travaillons aussi rapidement que si nous n’étions pas en télétravail et nous nous comprenons tout de même facilement malgré la distance.

Ainsi, le télétravail ne nous a pas empêché de communiquer correctement pour le bien des projets. En effet, grâce aux outils de communication actuels, nous pouvons échanger sans difficulté et malgré la distance. La différence des systèmes de communication entre l’équipe s’explique par nos rôles et nos besoins d’échanges. Effectivement, lorsque je suis sur un projet de site et que je dois communiquer rapidement avec le développeur web, afin de pouvoir vite avancer sur le projet, nous préférons utiliser de courts et nombreux échanges. Par ailleurs, avec mon maître de stage je communique pour des briefs, ses appels sont souvent longs car il me fait un retour du client afin d’améliorer le projet. Cette période m’a montré qu’un travail en collaboration est possible et efficace malgré les kilomètres qui nous séparent.

Les défis de la communication d’une agence avec ses clients

Cette période trouble du confinement a chamboulé le monde et les manières de travailler. L’agence de communication, bien qu’âgée de quatre ans, n’avait jamais eu recours à de nouveaux moyens de communication avec ses clients. Elle devait faire face à un nouveau challenge. De ce fait, certaines questions se sont posées :

Comment en période de confinement une agence de communication peut-elle communiquer correctement avec ses clients et rester dans un échange humain ? Comment gagner la confiance de nouveaux clients, sans passer par les traditionnelles premières rencontres ? De ce fait, en quoi cette période a-t-elle modifier le fonctionnement de communication de l’agence ?

L’agence devait donc rebondir au début de cette période, trouver de nouveaux moyens de communication et trouver de nouvelles manières pour démarcher les clients sans pouvoir les rencontrer.

Auparavant, l’agence préférait communiquer par email et par téléphone avec ces clients, maintenant elle les a initiés à de nouveaux moyens de communication comme les applications Zoom et Slack. Les clients ont suivi une courte formation car ils n’étaient pas adeptes de ces outils. Ils étaient habitués à venir une fois par mois à l’agence, mais depuis peu ils ont appris à utiliser zoom pour les longs briefs et pour le suivi de projets. Nous nous sommes rendus compte que passer par ces moyens de communication faisait gagner du temps à tous, car il n’y a plus besoin de se déplacer. Le partage d’écran de l’application Zoom, permet de montrer le rendu directement et donc d’éviter un rendez-vous en agence.

Aujourd’hui, les clients habitués à travailler avec l’agence, n’ont plus besoin de se déplacer, ils ont accepté de communiquer par vidéoconférence car ils avaient confiance en l’équipe. De ce fait la communication avec les clients actuels n’a pas posé de problème, ils étaient déjà rassurés. Mais il y avait bien plus de réticence avec les nouveaux clients qui ne sont pas habitués aux nouvelles technologies, certains ont même préféré reporter leur projet après le déconfinement, car ils étaient trop attachés au contact relationnel.

Avant le confinement, les clients étaient intéressés par l’agence et la choisissaient, car elle était basée à Paris et eux également. Le fait d’habiter la même ville facilitait les échanges, ils pouvaient venir directement à l’agence, ils n’étaient donc pas habitués à communiquer autrement. Les clients se déplaçaient pour se sentir rassurer et pour rencontrer convenablement l’équipe de l’agence. L’arrivée de nouveaux clients se faisait souvent grâce aux recommandations des clients déjà satisfaits, mais il a fallu revoir comment démarcher de nouveaux clients depuis cette période.

L’agence a donc utilisé cette période pour revoir sa propre communication, par ses réseaux sociaux et son site. Elle a donc décidé d’améliorer ses réseaux sociaux en ajoutant des publications plus actuelles et à partir de maintenant le fera bien plus souvent. Elle a surtout décidé de faire une promotion vidéo sur Instagram, afin d’attirer de nouveaux clients. Elle a eu grâce à ces réseaux sociaux plusieurs nouveaux clients, qui sont déjà initiés aux moyens de communication actuels. Cela a permis de démarcher des clients venant de la France entière.

Ainsi, l’agence a donc su tirer parti de cette période pour développer de nouvelles astuces précieuses au processus de travail. J’ai pu réaliser que parfois les nouvelles technologies peuvent faire peur à certaines personnes, les clients actuels ou bien les nouveaux, car elles leur paraissent complexes. Depuis le confinement, l’agence a perdu le reflexe de rencontrer directement ses clients, maintenant elle le fait par appel vidéo. Par conséquent, ce qui ne changera jamais dans une relation entre l’agence et le client, c’est le besoin de confiance. Mais je me suis rendue compte que pour avoir confiance en une agence, nous n’avons pas forcement besoin d’une rencontre réelle, elle peut tout aussi bien être virtuelle. En effet, suite à cette période, de nouveaux clients ont accepté de faire confiance en l’agence et en l’équipe sans passer par un rendez-vous en présentiel. De nos jours, nous avons peur que les technologies nous rendent moins humains, mais bien utilisées elles permettent de créer de réels échanges.

La diversité du métier de directeur.trice de communication

Ayant vécu 3 mois au sein du service communication d’une Grande École appartenant à un campus, j‘ai pu en découvrir davantage sur les métiers de la communication et notamment celui de directeur.trice de communication puisque c’est celui de ma tutrice. La diversité et la pluridisciplinarité de ce métier m’a beaucoup plu et est bien plus importante que ce que je ne le pensais.
Avant mon stage, je pensais que la part de création avait une place importante au sein de ce métier, mais ces 3 mois d’expérience ont pu me prouver le contraire puisque c’est loin d’être l’aspect premier de ce métier. Son rôle est de gérer la communication de manière globale et non pas seulement la communication visuelle. En effet, c’est elle qui est en charge de l’image de l’école en elle-même et de l’image de l’école au sein du campus. C’est donc elle qui va prendre la plupart des décisions, et donner les directives aux autres services. Ses missions peuvent passer de la gestion des réseaux sociaux, à la confection des plaquettes de l’école, à la gestion de campagnes publicitaires, à l’organisation d’événements ou encore la gestion des statistiques de l’école sur le plan média, et bien d’autres encore. De ce fait, j’ai pu remarquer que les qualités principales et nécessaires au directeur.trice de communication, sont la stratégie, le management et le relationnel.
Pour donner un exemple précis concernant la stratégie, j’ai eu l’opportunité de participer à une réunion sur le bilan du plan média de l’année. En effet, c’est la directrice de communication de l’école qui est en charge de collecter absolument toutes les données et analyses des fréquentations sur le site de l’école, réseaux sociaux et les sites des partenaires afin d’en faire un bilan et d’adopter une nouvelle stratégie pour l’année future selon les résultats obtenus. C’est à ce moment que j’ai réalisé à quel point ce métier est d’une immense richesse puisqu’il s’agit en effet de travailler sur la communication au sens très large du terme.
La deuxième qualité nécessaire à ce métier, selon ce que j’ai pu observer, est le management. En effet, c’est une notion plus qu’importante puisque c’est elle qui va prendre les décisions et diriger une équipe de chargés de communication. Même si au sein de mon stage il y avait vraiment un esprit d’équipe entre la directrice de communication et la chargée de communication, c’est tout de même elle la référente, celle à qui l’on va s’adresser lorsqu’il s’agit de faire des choix ou lorsqu’un autre service fait appel au service communication. Le dernier aspect primordial, que j’ai pu remarquer, est le relationnel. Le côté humain, relation, interaction, semble être plus que présent dans son métier, bien plus que ce que je ne le pensais. En effet, elle est en constant contact avec tous les autres services : le service des relations humaines, le service associatif, le service international, le service relations entreprises, et bien d’autres en ce qui concerne les services internes mais c’est également elle qui va être en quelques sortes le porte-parole de l’école pour communiquer avec les prestataires et toutes les relations externes qu’il peut y avoir en lien avec la communication de l’école. De manière globale, j’ai été agréablement surprise de la diversité et de la richesse humaine de ce métier.