Ce stage ayant commencé pendant la période du confinement, le télétravail s’imposait. De ce fait, mon expérience du travail en équipe est assez particulière et inédite pour une stagiaire dans une agence de communication.
Avant de commencer mon stage je me demandais quels étaient les moyens de communication dans une agence et leur fonctionnement en période de confinement ? Est-ce qu’un travail de collaboration est possible malgré les kilomètres nous séparant ?
Pour travailler en équipe à distance, la communication est primordiale. Pour ce faire, nous utilisons différents moyens de communication, qui sont le téléphone et des applications, comme Zoom pour des appels en vidéoconférence, très utile pour travailler en direct sur des projets grâce au partage d’écran. Nous utilisons également Slack et WhatsApp afin de communiquer soit en groupe soit en privé. L’application Slack permet de créer des « canaux » de discussion, nous en créons un pour chaque projet. Ainsi, quand nous travaillons sur un projet et que nous voulons faire part de certains détails au reste de l’équipe, nous utilisons le canal dédié à ce projet pour se retrouver plus facilement dans les différentes discussions. Nous créons également des canaux avec les clients afin qu’ils nous fassent des retours directement par Slack. Cette application est pratique car nous pouvons l’utiliser sur un ordinateur et sur un téléphone. Elle permet également de transférer des fichiers et des documents volumineux, contrairement à d’autres applications comme WhatsApp.
J’ai remarqué que je n’utilise pas les mêmes outils de communication avec les différentes personnes de l’équipe. Par exemple, avec mon maître de stage, qui se charge d’être en relation avec les clients et qui décroche les contrats, j’utilise les applications Zoom, WhatsApp et Slack. Nous échangeons principalement grâce aux appels, plus ou moins longs, afin qu’il me transmette les retours des clients pour le suivi de projet. Nous communiquons surtout grâce au téléphone et lorsque nous devons faire un point sur un projet, ou bien lui montrer où j’en suis dans mon travail, nous utilisons zoom pour des appels plus longs, afin qu’il me fasse des briefs. Cela me permet de faire des modifications pendant notre entretien pour qu’il puisse voir le rendu via le partage d’écran.
J’échange également avec une deuxième personne de l’équipe, le développeur web. Il est chargé de développer les sites ou les applications web, en suivant un cahier des charges et des wireframes. Nous communiquons principalement sur WhatsApp, nous utilisons de brefs messages vocaux, des messages textes, ou bien de courtes captures vidéos de nos écrans. Nous travaillons ensemble sur les projets, ce qui nous oblige à communiquer continuellement au cours de notre avancée. Si l’un de nous deux rencontre un problème nous en faisons part à l’autre et nous nous répartissons les tâches également par WhatsApp. Cette discussion permanente au cours du travail nous permet d’aller plus vite et de savoir exactement où en est l’autre. Ce procédé est moins contraignant qu’un appel vidéo, car cela nous détourne moins de notre travail. J’ai pu réaliser que nous travaillons aussi rapidement que si nous n’étions pas en télétravail et nous nous comprenons tout de même facilement malgré la distance.
Ainsi, le télétravail ne nous a pas empêché de communiquer correctement pour le bien des projets. En effet, grâce aux outils de communication actuels, nous pouvons échanger sans difficulté et malgré la distance. La différence des systèmes de communication entre l’équipe s’explique par nos rôles et nos besoins d’échanges. Effectivement, lorsque je suis sur un projet de site et que je dois communiquer rapidement avec le développeur web, afin de pouvoir vite avancer sur le projet, nous préférons utiliser de courts et nombreux échanges. Par ailleurs, avec mon maître de stage je communique pour des briefs, ses appels sont souvent longs car il me fait un retour du client afin d’améliorer le projet. Cette période m’a montré qu’un travail en collaboration est possible et efficace malgré les kilomètres qui nous séparent.